ภาพที่ 1 จาก 9
เมื่อพูดถึงการทำลายเอกสารในชีวิตประจำวัน แทบไม่มีความจำเป็นอะไรมากมายที่จะนอกเหนือไปจากแท็บหน้าแรกของ Word แต่ซ่อนอยู่ภายในอินเทอร์เฟซ มีเครื่องมือเพิ่มเติมมากมายรอการค้นพบ คุณลักษณะเหล่านี้ไม่ใช่ "ความลับ" จริงๆ แต่ผู้ใช้จำนวนมากไม่เคยพบ - และสามารถช่วยประหยัดเวลาและความพยายามได้มาก
ด้านล่างเราจะร่างคุณสมบัติ 20 อันดับแรกที่มองข้ามได้ง่ายใน Word หลายคนใช้ Word มานานนับสิบปีหรือนานกว่านั้น และสามารถพบได้ในเมนูของ Word XP และ Word 2003 แต่เราจะเน้นที่ส่วนต่อประสานริบบิ้นจาก Word 2007 ขึ้นไป ซึ่งท้ายที่สุดแล้ว คิดค้นขึ้นมาเพื่อช่วย ผู้ใช้พบคุณลักษณะที่ลึกลับกว่าของซอฟต์แวร์
1. เลือกการจัดรูปแบบที่คล้ายกัน
ในโลกอุดมคติ ทุกองค์ประกอบในเอกสารของคุณจะมีสไตล์ที่กำหนด แต่ถ้าคุณใช้การจัดรูปแบบในเครื่อง การเปลี่ยนแปลงทั่วโลกก็ยังทำได้ง่าย ส่วนการแก้ไขที่ด้านขวาสุดของแท็บหน้าแรกมีตัวเลือกที่มีประโยชน์ในการ "เลือกข้อความทั้งหมดที่มีการจัดรูปแบบที่คล้ายกัน" ซึ่งช่วยให้คุณเน้นส่วนหัว คำอธิบายภาพ และอื่นๆ เฉพาะกิจทั้งหมดของคุณได้อย่างง่ายดายในคราวเดียว และปรับแต่งลักษณะที่ปรากฏได้ในคราวเดียว หรือใช้สไตล์เพื่อการจัดการที่ง่ายขึ้นในอนาคต
2. แผงคลิปบอร์ด
แผงคลิปบอร์ดเป็นวิธีที่สะดวกในการเก็บองค์ประกอบมากกว่าหนึ่งรายการในคลิปบอร์ดของคุณในครั้งเดียว คลิกไอคอนป๊อปอัปขนาดเล็กภายในส่วนคลิปบอร์ดของแท็บหน้าแรกเพื่อเปิด จดจำการตัดและคัดลอกล่าสุดได้ถึง 24 รายการ และคุณสามารถคลิกที่รายการใดรายการหนึ่งเพื่อวางที่จุดแทรก เมนูดรอปดาวน์ตัวเลือกที่ด้านล่างช่วยให้คุณควบคุมเมื่อแผงคลิปบอร์ดปรากฏขึ้น ทางเลือกหนึ่งคือทำให้ปรากฏเมื่อคุณกด Ctrl+C สองครั้ง
3. แปลภาษา
คำวิจารณ์ | ฟังก์ชันแปลภาษาจะส่งข้อความในเอกสารของคุณไปยังหน้าเว็บ Microsoft Translator และแสดงการแปลในหน้าต่างเบราว์เซอร์ ใน Word 2010 และ 2013 คุณยังสามารถเปิดใช้งาน รีวิว | แปล | ตัวแปลขนาดเล็กซึ่งแสดงคำแนะนำเครื่องมือแบบโกสต์เมื่อคุณวางเมาส์เหนือข้อความที่เลือก ย้ายตัวชี้ของคุณไปไว้เพื่อดูการแปลแบบป๊อปอัปในภาษาที่คุณเลือก มีหลายภาษาให้เลือก: เรียกดูโดยเลือก เลือกภาษาการแปล จากดรอปดาวน์แปลภาษา
4. Kerning
ซอฟต์แวร์เผยแพร่เดสก์ท็อประดับมืออาชีพรองรับการจัดช่องไฟ – การปรับระยะห่างระหว่างอักขระแบบเลือกได้เพื่อทำให้ข้อความดูสวยงามยิ่งขึ้น Word ไม่ได้ทำสิ่งนี้โดยค่าเริ่มต้น แต่สามารถเปิดใช้งานได้โดยคลิกที่ไอคอนป๊อปอัปในส่วนแบบอักษรของแท็บหน้าแรกและทำเครื่องหมายที่ช่องที่มีข้อความว่า "Kerning for fonts"; ป้อนขนาดจุดต่ำสุดในกล่องทางด้านขวา อย่างไรก็ตาม หากคุณใช้การจัดช่องไฟบนฟอนต์ขนาดเล็ก ตัวอักษรอาจดูเหมือนทำงานพร้อมกัน ซึ่งลดความสามารถในการอ่าน
เพื่อการเข้าถึงที่ง่ายขึ้น ให้ใช้แป้นพิมพ์ลัด CTRL+D หรือ CMD+D บน Mac ทางลัดนี้จะนำคุณไปยังหน้าจอแบบอักษรโดยตรง ไม่ว่าคุณจะใช้เวอร์ชันใด ผู้ที่ใช้ Word 2007 หรือเก่ากว่านั้นจะต้องตรวจสอบตัวเลือกการเว้นวรรคอักขระ หากคุณใช้เวอร์ชันที่ใหม่กว่า ให้เลือกแท็บ "ขั้นสูง" ที่ด้านบนของหน้าต่างป๊อปอัปดังที่แสดงด้านบน
5. แทรกแผนภูมิ
ถ้าคุณต้องการรวมแผนภูมิ Excel ไว้ในเอกสารของคุณ คุณไม่จำเป็นต้องออกจาก Word การเลือกส่วนแทรก | แผนภูมิใน Word จะเปิดมุมมอง Excel ขนาดเล็ก ซึ่งคุณสามารถแก้ไขหรือนำเข้าข้อมูลของคุณได้ เพียงปิดหน้าต่าง Excel เมื่อเสร็จแล้ว หน้าต่างจะแสดงในรูปแบบแผนภูมิภายใน Word ที่ด้านบนสุดของหน้าต่าง Word แท็บเครื่องมือแผนภูมิช่วยให้คุณควบคุมการออกแบบและรูปลักษณ์ของแผนภูมิได้อย่างเต็มที่ ดังนั้นจึงไม่จำเป็นต้องเปิด Excel ด้วยตนเอง
6. สมาร์ทอาร์ต
SmartArt ช่วยให้คุณแสดงภาพกระบวนการและความสัมพันธ์ผ่านเค้าโครงที่ออกแบบไว้ล่วงหน้าเกือบ 200 แบบสำหรับองค์กรแบบพีระมิด รอบ ลำดับชั้น เมทริกซ์ และอื่นๆ หากต้องการใช้ใน Word เพียงคลิกแทรก | SmartArt แล้วเลือกเทมเพลต จากนั้นพิมพ์ป้ายชื่อของคุณลงในแผงลอยที่ปรากฏขึ้น และลากจุดจับเพื่อปรับขนาด SmartArt ถ้าคุณต้องการให้มันลอยอยู่เหนือเอกสารของคุณ คุณสามารถทำได้ง่ายๆ โดยการสร้างกล่องข้อความ (ผ่าน แทรก | กล่องข้อความ) และใส่ SmartArt ของคุณไว้ข้างใน
7. แทรกภาพหน้าจอ
หากคุณกำลังเขียนบทช่วยสอน หรือเพียงแค่ต้องการวิธีง่ายๆ ในการรวมรูปภาพจากโปรแกรมอื่นในเอกสารของคุณ คุณสามารถคว้าพื้นที่ของเดสก์ท็อป Windows ได้โดยเลือก แทรก | ภาพหน้าจอ; เมนูแบบเลื่อนลงช่วยให้คุณนำเข้าหน้าต่างที่เปิดอยู่เป็นรูปภาพได้โดยตรง หรือคุณสามารถเลือกตัวเลือก Screen Clipping เพื่อลากสี่เหลี่ยมผืนผ้าด้วยเมาส์และจับภาพพื้นที่ที่กำหนดเองของหน้าจอ
8. ใส่อะไหล่ด่วน
ธุรกิจมักจะต้องสร้างจดหมายและเอกสารที่มีองค์ประกอบหรือย่อหน้ามาตรฐาน เช่น ที่อยู่ คุณลักษณะข้อความอัตโนมัติของ Word สามารถช่วยได้ เลือกข้อความ แล้วเลือก แทรก | อะไหล่ด่วน | ข้อความอัตโนมัติ | บันทึกการเลือกไปยังแกลเลอรีข้อความอัตโนมัติ ตอนนี้คุณสามารถแทรกข้อความนั้นลงในเอกสารใดก็ได้โดยเลือกจากส่วนแทรก | อะไหล่ด่วน | เมนูข้อความอัตโนมัติ คุณยังสามารถตั้งค่า Quick Parts สำหรับองค์ประกอบต่างๆ เช่น ชื่อบริษัทและที่อยู่อีเมลของคุณ และใน Building Blocks Organizer คุณสามารถตั้งค่าเทมเพลตและวัตถุที่เข้าถึงได้อย่างรวดเร็วด้วย
โปรดทราบว่าตัวเลือกนี้ไม่พร้อมใช้งานสำหรับผู้ใช้ Mac ในขณะที่เขียน
9. ยัติภังค์
การปล่อยให้คำแปลกข้ามสองบรรทัดสามารถปรับปรุงลักษณะที่ปรากฏของเอกสารของคุณ มันสามารถป้องกันไม่ให้ระยะขอบขวาของคุณขาดๆ หายๆ หรือในข้อความที่จัดชิดขอบโดยสมบูรณ์ มันสามารถป้องกันไม่ให้ "เกาะ" ขนาดใหญ่ของพื้นที่สีขาวปรากฏขึ้นระหว่างแต่ละคำ Word สามารถใส่ยัติภังค์คำโดยอัตโนมัติได้ตามต้องการ แต่ฟีเจอร์นี้ถูกปิดโดยค่าเริ่มต้น: หากต้องการเปิดใช้งาน ให้ไปที่แท็บเค้าโครงหน้าแล้วเลือกการใส่ยัติภังค์ | อัตโนมัติ.
10. เบอร์ไลน์
หากคุณกำลังอ้างถึงรหัส เอกสารทางกฎหมาย หรือแม้แต่บทกวี คุณอาจต้องการกำหนดหมายเลขบรรทัดของคุณเพื่อให้ง่ายต่อการอ้างอิง เครื่องมือรายการลำดับเลขของ Word ใช้การตั้งค่าการเยื้องที่อาจไม่ใช่สิ่งที่คุณต้องการ: เลือกเค้าโครงหน้า | Line Numbers แทนและ Word จะใช้การกำหนดหมายเลขอย่างเรียบร้อยในขอบเอกสาร ตามค่าเริ่มต้น การกำหนดหมายเลขบรรทัดจะมีผลกับทั้งเอกสาร แต่คุณสามารถข้ามข้อความที่เลือกได้โดยเลือกหมายเลขบรรทัด | “ระงับย่อหน้าปัจจุบัน”
11. ลายเซ็นดิจิทัล
ไม่ชัดเจนเสมอไปว่าเอกสารดิจิทัลเป็นต้นฉบับจริงหรือไม่ ในการเซ็นเอกสารด้วยคีย์เข้ารหัสส่วนบุคคล ให้ไปที่แท็บไฟล์ (หรือ orb ใน Word 2007) เลือกป้องกันเอกสารแล้วเลือก "เพิ่มลายเซ็นดิจิทัล" คุณจะได้รับแจ้งให้บันทึกเอกสารก่อนที่จะเพิ่มลายเซ็นของคุณ ลายเซ็นจะถูกยกเลิกโดยอัตโนมัติหากมีการเปลี่ยนแปลงเอกสาร ดังนั้นการมีอยู่ของลายเซ็นจึงเป็นการรับประกันความถูกต้อง ถ้าคุณต้องการเชิญบุคคลอื่นให้ลงนามในเอกสาร ให้ไปที่แท็บ แทรก และภายในส่วน ข้อความ ให้เลือก เส้นลายเซ็น
12. ลายน้ำ
เมื่อคุณกำลังหมุนเวียนร่างเอกสารหรือแบ่งปันสิ่งที่เป็นส่วนตัวกับเพื่อนร่วมงาน การใส่ลายน้ำบนหน้านั้นมีประโยชน์อย่างยิ่ง คุณจึงมองเห็นได้อย่างรวดเร็วว่าเป็นเอกสารประเภทใด ดรอปดาวน์ Watermark ใต้แท็บ Page Layout ให้คุณเพิ่มลายน้ำสีเทาขนาดใหญ่ที่ระบุว่า "DRAFT", "CONFIDENTIAL" หรือ "URGENT" ในสองคลิก เลือก Custom Watermark เพื่อวางข้อความหรือรูปภาพของคุณเอง
ผู้ใช้ Mac จะต้องใช้แท็บ "แทรก" ที่ด้านบนของหน้าจอคอมพิวเตอร์เพื่อเข้าถึงตัวเลือกลายน้ำ
13. การอ้างอิง
สำหรับงานวิชาการ Word สามารถช่วยคุณจัดการการอ้างอิงของคุณได้ บนแท็บอ้างอิง คุณจะพบปุ่มสำหรับจัดการแหล่งที่มา ที่นี่ คุณสามารถป้อนรายละเอียดของงานแต่ละงานที่คุณอ้างถึง จากนั้นแทรกข้อมูลอ้างอิงโดยคลิกที่ดรอปดาวน์ แทรกการอ้างอิง คุณสามารถเลือกรูปแบบการอ้างอิงจาก 14 รูปแบบที่เป็นที่รู้จัก รวมถึงมาตรฐาน APA และ MLA และในตอนท้าย คุณสามารถสร้างบรรณานุกรมได้ด้วยคลิกเดียว
14. มาโคร
อินเทอร์เฟซการเขียนสคริปต์ของ Office นั้นซับซ้อน พูดน้อย แต่ถ้าคุณต้องการทำงานง่ายๆ ซ้ำๆ ให้เป็นอัตโนมัติ ไม่จำเป็นต้องพิมพ์บรรทัดของโค้ด บนแท็บ มุมมอง ให้คลิกเมนูดรอปดาวน์ Macros และเลือก Record Macro ในกล่องโต้ตอบที่เปิดขึ้น ให้เลือกปุ่มหรือแป้นพิมพ์ลัด (อย่าลืมคลิกมอบหมายเพื่อยืนยันการเลือกของคุณ) จากนั้นทำงานที่คุณต้องการทำให้เป็นอัตโนมัติ เมื่อเสร็จแล้ว ให้กลับไปที่เมนูดรอปดาวน์แล้วเลือกหยุดการบันทึก ตอนนี้การกดปุ่มหรือชุดคีย์ที่คุณเลือกเมื่อใดก็ได้จะเป็นการดำเนินการที่คุณบันทึกไว้ซ้ำ
15. มุมมองเค้าร่าง
หากคุณกำลังใช้ Word สำหรับโครงการขนาดใหญ่ เช่น วิทยานิพนธ์ของวิทยาลัยหรือนวนิยาย การแบ่งเอกสารออกเป็นส่วนๆ และส่วนย่อยอาจเป็นประโยชน์ ไปที่ดู | เค้าร่างเพื่อเข้าถึงการแสดงลำดับชั้นที่ให้คุณทำเครื่องหมายหัวเรื่องและยุบข้อความเนื้อหาภายใต้พวกเขา ซึ่งจะให้ภาพรวมที่ชัดเจนของเอกสารของคุณ ซึ่งสามารถจัดระเบียบใหม่ได้อย่างง่ายดายโดยการย้ายส่วนต่างๆ ไปรอบๆ คุณยังสามารถรวบรวมเอกสารหลายฉบับไว้ในโปรเจ็กต์หลักเดียว: คลิก แสดงเอกสาร ในส่วนเอกสารหลัก ของแท็บ โครงร่าง เพื่อนำเข้าหรือสร้างเอกสารย่อย
16. สีของหน้า
หากคุณต้องการให้เอกสารของคุณโดดเด่น คุณสามารถใช้ Page Layout | ดรอปดาวน์สีของหน้าเพื่อใช้การล้างพื้นหลัง เลือก Fill Effects และคุณสามารถเพิ่มรูปแบบและพื้นผิวได้ การเติมและรูปแบบจะถูกนำไปใช้กับทุกหน้าของเอกสารของคุณโดยอัตโนมัติ นอกจากนี้ แม้ว่าคุณจะมองเห็นได้บนหน้าจอ แต่ก็ไม่ได้พิมพ์ออกมา ดังนั้นจะไม่รบกวนความสามารถในการอ่านเอกสารของคุณ
ผู้ใช้บางคนอาจพบการเลือกสีของหน้าภายใต้แท็บ "การออกแบบ" ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับเวอร์ชันของ Microsoft Word และระบบที่คุณใช้
17. แทรกดัชนี
คุณลักษณะที่มีประโยชน์ประการที่สามสำหรับงานที่ยาวนานขึ้นคือความสามารถในการสร้างดัชนีโดยอัตโนมัติ ในการใช้คุณลักษณะนี้ ก่อนอื่นคุณต้องทำเครื่องหมายการอ้างอิงของคุณในข้อความโดยเลือกคำหรือวลีที่เกี่ยวข้อง จากนั้นคลิก ข้อมูลอ้างอิง | แทรกดัชนี เมื่อคุณมาร์กอัปคำสำคัญทั้งหมดแล้ว ให้คลิกแทรกดัชนีเพื่อสร้างดัชนี ซึ่งจะมีการอ้างอิงถึงอินสแตนซ์ที่คุณทำเครื่องหมายไว้ และลิงก์ที่อัปเดตด้วยตนเองไปยังหมายเลขหน้าที่ปรากฏขึ้น
18. รวมและเปรียบเทียบเอกสาร
Word สามารถเปรียบเทียบหรือรวมเอกสารสองฉบับได้โดยอัตโนมัติ: คุณจะพบเครื่องมือภายใต้ รีวิว | เปรียบเทียบ. หากคุณต้องการทำงานด้วยตัวเอง ให้คลิกดู | ดูเคียงข้างกัน; การทำเช่นนี้จะจัดตำแหน่งเอกสารของคุณให้ติดกันโดยอัตโนมัติด้วยปัจจัยการซูมที่เหมือนกัน ดังนั้นคุณจึงสามารถมองย้อนกลับไปมาระหว่างเอกสารเหล่านั้นได้อย่างง่ายดาย หากคุณคลิกปุ่มการเลื่อนแบบซิงโครนัส พวกเขาจะเลื่อนขึ้นและลงในขั้นตอนการล็อกเมื่อคุณเลื่อนเคอร์เซอร์ไปรอบๆ หรือลากแถบเลื่อน
19. สารวัตรเอกสาร
ในอดีต เจ้าหน้าที่ข่าวและข้าราชการได้ลงจอดในน้ำร้อนเพื่อแจกจ่ายเอกสารที่มีข้อมูลที่ละเอียดอ่อนซึ่งฝังอยู่ในข้อมูลเมตาของพวกเขา หรือสามารถกู้คืนได้โดยใช้ตัวเลือก Track Changes ของ Word อย่าทำผิดพลาดแบบเดียวกัน: ในส่วนข้อมูลภายใต้แท็บไฟล์ (หรือ Orb ใน Office 2007) คุณจะพบตัวเลือกต่างๆ ใต้เมนูดรอปดาวน์ "เตรียมสำหรับการแชร์" ที่ให้คุณตรวจสอบข้อมูลที่ซ่อนอยู่ได้ (และ ยืนยันความเข้ากันได้กับ Word รุ่นอื่น)
20. ปรับแต่งริบบิ้น
อินเทอร์เฟซ Ribbon ได้รับการออกแบบให้มีความเสถียรมากกว่าอินเทอร์เฟซ Office 2003 ที่ปรับแต่งได้สูง อย่างไรก็ตาม หากคุณเลือก File | ตัวเลือก | กำหนด Ribbon เอง คุณสามารถเพิ่มฟังก์ชันใหม่ และลบฟังก์ชันที่คุณไม่ต้องการดูได้ คุณสามารถเพิ่มคุณสมบัติที่ปกติจะไม่แสดงเลย มีการเลือกที่เป็นประโยชน์ของ “คำสั่งที่ไม่ได้อยู่ในริบบิ้น” และแม้กระทั่งสร้างแท็บของคุณเอง ถ้ามันซับซ้อนเกินไป คุณสามารถปรับแต่งแถบเครื่องมือ Quick Access ที่ปรากฏที่ด้านบนของหน้าจอได้โดยใช้ลูกศรดรอปดาวน์เล็กๆ ที่ด้านขวาสุด
