ถ้าคุณต้องการเพิ่มพื้นที่ว่างในกล่องจดหมาย Outlook โดยไม่ต้องลบข้อความ คุณอาจต้องการทราบวิธีการส่งออกข้อความเหล่านั้น โชคดีที่ Outlook ได้รับการออกแบบมาเพื่อรองรับสถานการณ์ต่างๆ เพื่อให้คุณสามารถส่งออกอีเมลจากบัญชี Outlook ของคุณได้ทุกที่ทุกเวลา
ในบทความนี้ คุณจะได้เรียนรู้ว่าการส่งออกและนำเข้าอีเมลหลายฉบับหรือเอกพจน์จากพีซีของคุณโดยใช้ Microsoft Outlook 2013 และเวอร์ชันก่อนหน้านั้นทำได้ง่ายเพียงใด
วิธีการส่งออกอีเมลทั้งหมดจาก Outlook
ในการส่งออกอีเมลของคุณจาก Outlook และบันทึกเป็นไฟล์ .pst ให้ทำดังต่อไปนี้:
- เข้าถึงบัญชี Outlook ของคุณ
- เลือกไฟล์>ตัวเลือก>ขั้นสูง
- จากการส่งออก เลือก “ส่งออก”
- เลือก "ส่งออกเป็นไฟล์" และคลิกที่ "ถัดไป"
- เลือก “ไฟล์ข้อมูล Outlook (.pst) > “ถัดไป”
- เลือกโฟลเดอร์ระดับบนสุดที่คุณต้องการส่งออก
- ซึ่งจะรวมถึงรายการปฏิทิน รายชื่อติดต่อ และงานทั้งหมดของคุณ ฯลฯ
- เลือก "ถัดไป"
- เลือก "เรียกดู" เพื่อตั้งชื่อไฟล์และเลือกตำแหน่งที่บันทึก จากนั้น "ตกลง" เพื่อดำเนินการต่อ > "เสร็จสิ้น"
วิธีส่งออกอีเมลทั้งหมดจาก Outlook ไปยัง Gmail
ในการส่งออกอีเมลทั้งหมดของคุณจาก Outlook และนำเข้าไปยังบัญชี Gmail ของคุณ ให้ทำดังต่อไปนี้:
- เข้าถึงบัญชี Outlook ของคุณ
- เลือก "ไฟล์" จากนั้นเลือก "เปิดและส่งออก"
- คลิกที่ “นำเข้า/ส่งออก”
- เลือก “ส่งออกเป็นไฟล์” > “ถัดไป”
- เลือก “ไฟล์ข้อมูล Outlook (.pst)” > “ถัดไป”
- เลือกบัญชีของคุณ ทำเครื่องหมายที่ช่อง "รวมโฟลเดอร์ย่อย" > "ถัดไป"
- เลือกตำแหน่งที่จะบันทึกไฟล์ > เสร็จสิ้น จากนั้นปิด Outlook
- เข้าถึงบัญชี Gmail ของคุณใน Outlook
- เลือก "ไฟล์" จากนั้นเลือก "เปิดและส่งออก"
- คลิกที่ “นำเข้า/ส่งออก”
- คลิกที่ "นำเข้าจากโปรแกรมหรือไฟล์อื่น" จากนั้นคลิก "ถัดไป"
- เลือก "ไฟล์ข้อมูล Outlook (.pst)" จากนั้นเลือก "ถัดไป"
- เลือกไฟล์ .pst ที่ส่งออกซึ่งบันทึกไว้ในขั้นตอนที่ 6
- เลือก “ถัดไป” > ปรับแต่งตัวเลือกการนำเข้าของคุณ > “เสร็จสิ้น”
วิธีส่งออกอีเมลทั้งหมดจาก Outlook Web App
ในการส่งออกอีเมลของคุณจาก Outlook เวอร์ชันเว็บ ให้ทำดังต่อไปนี้:
- เข้าถึง Outlook OWA และลงชื่อเข้าใช้บัญชีของคุณ
- เลือก “ไฟล์” > “นำเข้าและส่งออก”
- เลือก “ส่งออกเป็นไฟล์” > “ไฟล์ข้อมูล Outlook”
- การดำเนินการนี้จะย้ายอีเมลของคุณไปยังไฟล์ PST
วิธีการส่งออกอีเมลทั้งหมดจาก Outlook ไปยัง Excel
ในการส่งออกอีเมล Outlook ทั้งหมดของคุณไปยังเวิร์กบุ๊ก Excel ให้ทำดังต่อไปนี้:
- เข้าถึงบัญชี Outlook ของคุณ
- เลือก "ไฟล์" จากนั้นเลือก "เปิดและส่งออก"
- คลิกที่ “นำเข้า/ส่งออก”
- จาก "ตัวช่วยสร้างการนำเข้าและส่งออก" ให้ไฮไลต์ "ส่งออกไปยังไฟล์" > "ถัดไป"
- ในกล่องโต้ตอบ "ส่งออกไปยังไฟล์" ให้ไฮไลต์ "ค่าที่คั่นด้วยจุลภาค" > "ถัดไป"
- จากกล่องโต้ตอบ "ส่งออกไปยังไฟล์" ใหม่ ให้ไฮไลต์โฟลเดอร์อีเมลเพื่อส่งออกอีเมล แล้วคลิก "ถัดไป"
- จากกล่องโต้ตอบ "ส่งออกไปยังไฟล์" ที่สาม ให้เลือก "เรียกดู"
- จากกล่องโต้ตอบเรียกดู ให้ระบุโฟลเดอร์ที่จะบันทึกไฟล์ที่ส่งออก จากนั้นป้อนชื่อไฟล์ > “ตกลง”
- อีเมลของคุณจะถูกส่งออกเป็นไฟล์ .CSV และบันทึกลงในโฟลเดอร์ที่คุณเลือก
วิธีการส่งออกอีเมลทั้งหมดจาก Outlook บน Mac
ในการส่งออกอีเมล Outlook ทั้งหมดของคุณผ่าน Mac ให้ทำดังต่อไปนี้:
บันทึก: การส่งออกอีเมล Outlook บน Mac จะสร้างไฟล์ .OLM ซึ่งใช้ได้เฉพาะในคอมพิวเตอร์ Mac เท่านั้น
- เข้าถึงบัญชี Outlook ของคุณ
- เลือก “ไฟล์” > “ส่งออก”
- เลือกเนื้อหาทั้งหมดที่คุณต้องการส่งออก รายชื่อ บันทึก งาน ฯลฯ จากนั้น "ดำเนินการต่อ"
- ป้อนชื่อไฟล์และเลือกตำแหน่งที่คุณต้องการบันทึกไฟล์ จากนั้นเลือก "บันทึก"
- Outlook จะสร้างไฟล์ .OLM และบันทึกลงในคอมพิวเตอร์ของคุณ
วิธีการส่งออกอีเมลหลายฉบับจาก Outlook เป็น PDF
ในการส่งออกอีเมลหลายฉบับจาก Outlook เป็นไฟล์ PDF ให้ทำดังต่อไปนี้:
- เข้าถึงบัญชี Outlook ของคุณ
- เลือกอีเมลที่คุณต้องการส่งออก
- เลือก “ไฟล์” > “บันทึกเป็น”
- ในกล่องโต้ตอบ "บันทึกเป็น" ให้ป้อนชื่อไฟล์และเลือกตำแหน่งที่จะบันทึกไฟล์ PDF
- เลือก "HTML" จากรายการ "บันทึกเป็นประเภท" จากนั้นเลือก "บันทึก"
- ไปที่ตำแหน่งของไฟล์ HTML
- คลิกขวาที่ไฟล์แล้วเลือก "เปิดด้วย" > "Word"
- เมื่อเปิดไฟล์ใน Word แล้ว ให้เลือก "ไฟล์" > "บันทึกเป็น"
- จากกล่องโต้ตอบ ให้เลือกตำแหน่งที่จะบันทึก PDF
- ที่ “บันทึกเป็นประเภท” ให้เลือก .pdf
- จากนั้นในการแปลงไฟล์ Outlook PST เป็น PDF ให้เลือก "บันทึก"
- อีเมลของคุณจะถูกบันทึกในรูปแบบ PDF
คำถามที่พบบ่อยเพิ่มเติม
ฉันจะบันทึกอีเมลทั้งหมดของฉันสำหรับการสำรองข้อมูลส่วนบุคคลได้อย่างไร
อีเมลทั้งหมดของคุณสามารถบันทึกลงในคอมพิวเตอร์ของคุณเพื่อเรียกค้นในภายหลังโดยทำดังนี้:
• เข้าถึงบัญชี Outlook ของคุณ
• เลือก "ไฟล์" จากนั้นเลือก "เปิดและส่งออก"
• คลิกที่ “นำเข้า/ส่งออก”
• เลือก “ส่งออกเป็นไฟล์” > “ถัดไป”
• เลือก “ไฟล์ข้อมูล Outlook (.pst)” > “ถัดไป”
• เลือกโฟลเดอร์ที่คุณต้องการส่งออก จากนั้นคลิก "ถัดไป"
• เลือกชื่อและตำแหน่งที่จะบันทึกไฟล์ .pst แล้วเลือก "เสร็จสิ้น"
ฉันจะโอนอีเมลจาก Outlook ไปยังคอมพิวเตอร์เครื่องอื่นได้อย่างไร
ในการถ่ายโอนอีเมลจากบัญชีของคุณเพื่อบันทึกใน USB stick หรือฮาร์ดไดรฟ์ภายนอก ให้ทำดังต่อไปนี้:
1. เข้าถึงบัญชี Outlook ของคุณ
2. เลือก “ไฟล์” > “ตัวเลือก” > “ขั้นสูง”
3. จาก "ส่งออก" เลือก "ส่งออก"
4. เลือก “ส่งออกเป็นไฟล์” “ถัดไป”
5. เลือก “ไฟล์ข้อมูล Outlook (.pst) > “ถัดไป”
6. เลือกโฟลเดอร์ระดับบนสุดที่คุณต้องการส่งออก
– จะรวมรายการปฏิทิน รายชื่อติดต่อ และงานทั้งหมดของคุณ ฯลฯ
7. เลือก "ถัดไป" จากนั้นเสียบอุปกรณ์ USB หรือฮาร์ดไดรฟ์ภายนอก
8. เลือก “เรียกดู” จากนั้นป้อนชื่อไฟล์และเลือกอุปกรณ์ภายนอกของคุณ
9. เลือก “ตกลง” เพื่อดำเนินการต่อจากนั้น “เสร็จสิ้น
จากอุปกรณ์ใหม่:
• เสียบปลั๊กและเข้าถึงอุปกรณ์ภายนอกของคุณ
• นำทางไปยังไฟล์ .pst ที่คุณบันทึกไว้
• บันทึกไฟล์ไปยังเดสก์ท็อป
ฉันจะดาวน์โหลดอีเมลทั้งหมดจากเซิร์ฟเวอร์ใน Outlook ได้อย่างไร
ฉันจะดาวน์โหลดอีเมลทั้งหมดจากเซิร์ฟเวอร์ใน Outlook ได้อย่างไร
วิธีที่ง่ายที่สุดในการรับอีเมลทั้งหมดจากเซิร์ฟเวอร์ Exchange คือทำดังต่อไปนี้:
• เข้าถึงบัญชี Outlook ของคุณ
• เปิดโฟลเดอร์และเลื่อนลงไปด้านล่าง
• หากมีรายการอื่นๆ สำหรับโฟลเดอร์นั้นบนเซิร์ฟเวอร์ Exchange คุณจะเห็นลิงก์ "คลิกที่นี่เพื่อดูเพิ่มเติมใน Microsoft Exchange"
• เลือกลิงก์ จากนั้น Outlook จะดาวน์โหลดอีเมลทั้งหมดจากเซิร์ฟเวอร์ไปยังคอมพิวเตอร์ของคุณ
ฉันจะส่งออกอีเมลทีละฉบับใน Outlook ได้อย่างไร
เราจะดำเนินการสามวิธีในการส่งออกอีเมลฉบับเดียวจากบัญชี Outlook ของคุณ วิธีแรกคือการคัดลอกและวาง:
1. เข้าถึงบัญชี Outlook ของคุณ
2. เลือกอีเมลที่คุณต้องการส่งออก จากนั้นกด ‘’Ctrl + C’’ เพื่อคัดลอก
– จะถูกคัดลอกเป็นไฟล์ MSG
3. เข้าถึงและเปิดตำแหน่งหรือโฟลเดอร์ที่คุณต้องการคัดลอกข้อความ จากนั้นกด ‘’Ctrl + V’’ เพื่อวางข้อความ
คุณยังสามารถบันทึกเป็นไฟล์ TXT/HTML/HTM:
1. เข้าถึงบัญชี Outlook ของคุณ
2. เลือก “ไฟล์” > “บันทึกเป็น”
3. เลือกโฟลเดอร์ที่คุณต้องการบันทึกอีเมล
4. จากรายการ "บันทึกเป็นประเภท" ให้เลือกประเภทไฟล์
• อีเมลจะถูกบันทึกเป็นหัวเรื่อง หากคุณต้องการเปลี่ยนแปลง ให้เพิ่มชื่อไฟล์ใหม่ที่นี่
5. เลือก “บันทึก”
หากเวอร์ชันของ Outlook ที่คุณใช้รองรับคุณสมบัติ “พิมพ์เป็น PDF” ให้ทำดังต่อไปนี้เพื่อส่งออกเป็น PDF:
• เข้าถึงบัญชี Outlook ของคุณ
• เลือกอีเมลที่จะส่งออก จากนั้นคลิกที่ "ไฟล์" > "พิมพ์"
• เลือกตัวเลือก "รูปแบบบันทึก" จาก "การตั้งค่า"
• จากส่วนเครื่องพิมพ์ ระบุเครื่องพิมพ์เป็น “Microsoft Print to PDF” จากนั้นเลือก “Print”
• จากกล่องโต้ตอบ "บันทึกงานพิมพ์เป็น" ให้เลือกตำแหน่งบันทึกและชื่อไฟล์
• เลือก "บันทึก"
ฉันจะนำเข้าข้อความอีเมลไปยัง Outlook ได้อย่างไร
ถ้าคุณได้ส่งออกและลบอีเมลของคุณออกจาก Outlook แล้ว และต้องการนำเข้าอีกครั้ง ให้ทำดังต่อไปนี้:
1. เข้าถึงบัญชี Outlook ของคุณ
2. เลือก "ไฟล์" จากนั้นเลือก "เปิดและส่งออก"
3. เลือก “นำเข้า/ส่งออก” เพื่อเริ่มตัวช่วยสร้างการนำเข้า/ส่งออก
4. คลิกที่ "นำเข้าจากโปรแกรมหรือไฟล์อื่น" จากนั้นคลิก "ถัดไป"
5. เลือก “ไฟล์ข้อมูล Outlook (.pst)” > “ถัดไป”
6. เลือก .pst ที่บันทึกไว้ก่อนหน้านี้เพื่อนำเข้า
7. จาก “ตัวเลือก” เลือกวิธีที่คุณต้องการนำเข้าข้อมูลของคุณ จากนั้นคลิกที่ “ถัดไป”
• หากคุณกำหนดรหัสผ่านให้กับไฟล์ .pst ของคุณ ให้ป้อนตอนนี้
8. เลือก “ตกลง” จากนั้นเลือกกล่องจดหมายหรือโฟลเดอร์ที่คุณต้องการนำเข้าข้อมูล Outlook ของคุณไป
9. เลือก “เสร็จสิ้น”
เก็บสำเนาอีเมลของคุณไว้ตลอดไป
อัจฉริยะที่อยู่เบื้องหลัง Outlook ทราบดีว่ากล่องจดหมายของเราเต็มเร็วเพียงใด และมอบคุณลักษณะตัวช่วยสร้างการนำเข้า/ส่งออกเพื่อหลีกเลี่ยงปัญหานี้ เราสามารถบันทึกสำเนาอีเมลที่เราได้รับตั้งแต่เริ่มต้น—หากต้องการ - โดยไม่ต้องติดต่อทีมสนับสนุนด้านไอที
เมื่อคุณทราบแล้วว่าการส่งออกอีเมลของคุณตรงไปตรงมาเพียงใด เราอยากรู้ว่าคุณได้ตัดสินใจส่งออกอีเมลทั้งหมดหรือเพียงบางส่วนเท่านั้น แจ้งให้เราทราบในส่วนความคิดเห็นด้านล่าง